De acordo com levantamento da Qive, mais de 77% das operações B2B são pagas a prazo; para evitar fraudes e multas, a automação de dados fiscais e tecnologia surgem como saída para proteger o caixa das organizações.

O fluxo de contas a pagar das empresas brasileiras movimenta R$4,1 trilhões a prazo, e uma fatia relevante desse volume está exposta a fraude, inadimplência e multas que poderiam ser evitados com automação fiscal. É o que aponta o Panorama do Contas a Pagar realizado pela Qive, empresa líder de automação do contas a pagar, que analisou mais de 500 milhões de notas fiscais emitidas entre janeiro de 2023 e dezembro de 2025. 

O levantamento revela que 77% das operações no B2B são pagas a prazo e que quase 6% dos boletos analisados (totalizando o valor de R$2,08 bilhões) têm como emissores CNPJs inexistentes na base da Qive. Desses, mais de 11 mil boletos de quase 900 emissores diferentes, totalizando um montante de R$69,5 milhões em valores dos documentos, foram emitidos por CNPJs que não constam na base da Receita. Além disso, o estudo estima que gastos com multas por atraso e inadimplência de boleto devem atingir R$1,3 bilhão em 2025.

“Todos esses números nos trazem uma percepção única: dados qualificados podem impactar o ponteiro do setor financeiro, principalmente quando se trata do cenário fiscal e tributário das companhias, já que parte das notas fiscais é perdida em fios de e-mail, boletos que chegam sem identificação e equipes que gastam horas preciosas preenchendo planilhas manuais. Esse peso operacional, além de minar a produtividade, eleva o risco de multas e falhas no compliance”, explica Camila de Barros, Coordenadora de Produto  da Qive.

A resposta a esse cenário passa pela integração entre as áreas fiscal e financeira, automatizando a captura de documentos diretamente na fonte, em tempo real, e conectando esse fluxo ao ERP da organização. O objetivo é eliminar a dependência de processos manuais e criar rastreabilidade total do ciclo de pagamentos.

A especialista afirma que utilizar a tecnologia de alta performance para antecipar cenários e otimizar processos é uma necessidade. “Em termos práticos, o dia a dia pode ser facilitado com a automatização da captura, o processamento e a análise de dados fiscais e financeiros. O ponto de partida é, geralmente, um ERP robusto, como SAP, TOTVS ou Oracle. Ele serve como o coração da organização, no qual as informações contábeis e financeiras são consolidadas. No entanto, para que funcione em sua capacidade máxima, precisa ser alimentado com dados de qualidade. É aqui que está o gargalo,” complementa Camila.

Ainda de acordo com a especialista, essa mudança vira a chave do time financeiro, substituindo a digitação manual pela análise estratégica. “Os dados deixam de ser estáticos e passam a ser ‘vivos’, alimentando o ecossistema da empresa de ponta a ponta. É a inteligência aplicada para garantir que cada centavo e cada documento estejam exatamente onde deveriam estar, sem esforço humano repetitivo”, reforça.

Para além desses pontos positivos, utilizar os dados neste novo modelo faz com que a operação tenha maior eficiência operacional. “A automação elimina o erro humano e acelera processos que antes levavam dias. Companhias que adotam essa postura conseguem reduzir grande parte do tempo gasto com recebimento fiscal, liberando as pessoas para tarefas que realmente geram valor. Tivemos resultados reais com clientes, que conseguiram trazer até 15x mais economia de tempo com esse modelo de gestão, que é o caso da Riachuelo”, completa Camila. Ainda de acordo com o levantamento da Qive, 48% dos profissionais de backoffice mencionam gastar tempo significativo com atividades manuais que poderiam ser automatizadas.

A implementação deste modelo pode ajudar companhias que buscam escala e segurança. “É possível visualizar todo o ciclo de pagamentos em uma única interface, eliminando os pontos cegos que costumam esconder gastos desnecessários ou duplicidades. Além disso, há a redução drástica de riscos e fraudes. Isso torna a gestão de riscos financeiros muito mais robusta e segura”, explica a Coordenadora de Produto. “A rastreabilidade total dos documentos também garante que as auditorias sejam tranquilas e que a empresa esteja sempre em dia com suas obrigações.”